Apoyo a la Gestión

Apoyo a la Gestión

EQUIPO OFICINA DE APOYO A LA GESTIÓN:

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Karina Chavez De la Hoz, Jefe de Oficina
Ruth María Hoyos, Líder de Programa
Liliana Paba Meyer, Profesional Universitario
Emilia Travecedo, Abogada.

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Analizar y definir y remitir a la entidad pertinente los programas y proyectos a ejecutar en la Secretaría, que puedan responder a la problemática y a las necesidades de la Comunidad Educativa, para realizar su formulación e inscripción formal y detallada en el Banco de proyectos, asegurando su alineación con la estrategia definida en la Secretaría de Educación así como con el Plan de Desarrollo del Ente Territorial.
Coordinar con la Secretaria de Planeación las actividades de actualización, revisión, implementación e implantación el Sistema Integrado de MECI-Calidad.
Coordinar el diseño de planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación del Sistema Integrado MECI-Calidad de la Secretaria.
Orientar los programas de evaluación y auditorías a los procesos, actividades y/o procedimientos del Sistema Integrado MECI-Calidad de la Secretaria.
Velar por el cumplimiento de los objetivos institucionales, las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas y proyectos de la Secretaria y recomendar los ajustes necesarios.
Optimizar la representación de la Secretaría de Educación en los procesos judiciales y extrajudiciales en los que se vea involucrado a favor o en contra, dentro de los términos legales estipulados por la normatividad nacional, en favor de los intereses del Estado, coordinando debidamente con la Dirección Jurídica Distrital.
Coordinar en la Secretaria las actividades de análisis, tramite y solución de los asuntos de carácter legal que surjan en desarrollo de sus funciones, y conceptuar acerca de ellos cuando le formulen consultas sobre el particular.
Mantener articulación con la Dirección Jurídica Distrital en todos los asuntos relacionados con la defensa jurídica de la Secretaria, la expedición de los actos administrativos, y las respuestas a los derechos de petición que la secretaria de educación requiera.
Participar y preparar la documentación legal necesaria para el comité de conciliación Distrital en relación con los temas del sector educativo, cada vez que así se requiera y conceptuar sobre la viabilidad jurídica de las mismas.
Hacer seguimiento, colaborar y/o responder para que sean oportunamente respondidos los derechos de petición dirigidos a la Secretaria, en cuanto a los mecanismos que deben adoptarse para el logro de este propósito.
Recibir las notificaciones de los procesos promovidos en ejercicio de las acciones de tutela, populares, cumplimiento, y demás contra el Distrito - Secretaria de Educación, brindar la asesoría a ésta en los requerimientos de la rama jurisdiccional respecto de dichas acciones que en su contra sean instauradas, responder una vez se notifique su admisión, atenderlas e instruir a las instancias competentes para que haya una respuesta oportuna y eficaz y se acate la providencia o fallo en forma integral.
Participar en las diligencias judiciales y administrativas en las cuales sea requerida la Secretaria, así como realización de aquellas diligencias para las cuales sea expresamente delegada por otra autoridad Distrital.
Coordinar la obtención y suministro de los documentos requeridos por las entidades competentes en los procesos judiciales en los cuales sea parte la Secretaria.
Proyectar y/o revisar los actos administrativos sobre las decisiones que deba adoptar el Secretario para resolver los recursos de apelación, queja o grado jurisdiccional de consulta, según el caso.
Asesorar y acompañar a las demás dependencias cuando lo soliciten.
Conceptuar con relación a los criterios, procedimientos y formatos que deben utilizar las dependencias de la Secretaria para adelantar los procesos de naturaleza jurídica, propios de la gestión de la dependencia.
Asesorar al Secretario de Educación en relación al cumplimiento de funciones delegada en materia de atención de procedimientos administrativos y judiciales.
Rendir informes que el despacho del Secretario de Educación requiera sobre el estado de los asuntos a su cargo y proponer fórmulas de solución a favor de los intereses de la Secretaria, cuando le sean requeridos.
Revisar los proyectos de acuerdo, decretos, resoluciones y demás actos administrativos que expida la Secretaria y conceptuar sobre su legalidad, cuando le sean consultados.
Coordinar y verificar que todos los procesos que se surtan en los asuntos de la competencia se lleven a cabo en forma oportuna y conforme a la normativa vigente.
Mantener permanente comunicación y/o interlocución con la Dirección Jurídica Distrital para efectos de impulsar y hacer seguimiento de trámites, autorizaciones, visados, unificación de criterios jurídicos, envió y devolución de documentos por parte de esa dependencia.
Formular y promover la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría y las Entidades adscritas o vinculadas del sector; y ejecutar, controlar y evaluar el mismo.
Elaborar el análisis del sector de los procesos y contrataciones que requiera, así como adelantar la etapa de planeación y estudios previos, y coordinar su aprobación y conformidad con la Dirección de Contratación Distrital, mediante Comités de Estructuración Contractual o los que hagan sus veces.
Proponer la aprobación de los expedientes de contratación, así como de las bases de los procesos de selección que corresponde.
Efectuar el control administrativo y supervisión permanente de la ejecución de los contratos para adquisición de obras, bienes y/o servicios.
Efectuar la evaluación permanente de los proveedores y mantener una base de datos actualizada y dinámica de los mismos por rubros.
Dirigir la coordinación de la gestión financiera, administrativa y los servicios de tecnología e informática de la Secretaria de Educación de Santa Marta con las entidades y establecimientos pertinentes, con el fin de garantizar los recursos físicos, financieros, tecnológicos y la atención a los usuarios que permitan el desarrollo de planes, programas y proyectos de la Secretaria.
Apoyar y proyectar la preparación del presupuesto de ingresos y gastos de su sector administrativo y coordinar la gestión financiera con la secretaría de Hacienda de la Alcaldía de Santa Marta.
Controlar y supervisar la realización de los trámites que garanticen la oportuna provisión de fondos para el adecuado funcionamiento de la Secretaria de Educación.
Reglamentar en conjunto con la Secretaría de Hacienda Distrital las formas de
Administración de los fondos de servicios educativos de las instituciones educativas oficiales del Distrito de Santa Marta.
Coordinar y supervisar, y controlar la adquisición, almacenamiento, custodia y distribución de elementos de consumo, devolutivos, registros de sus movimientos y tramitación de su baja definitiva en los casos en que hubiere lugar.
Coordinar y supervisar la prestación de los servicios de apoyo administrativo referente a comunicaciones, trasporte, mantenimiento, vigilancia, aseo y cafetería.
Coordinar con la entidad pertinente el diseño y ejecución de los planes, programas y proyectos para la construcción, ampliación, adecuación, reparación, y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles dependientes de la Secretaria.
Administrar el patrimonio de bienes muebles y mantener el inventario físico valorado de Bienes Activos de la dependencia.
Administrar los servicios de seguridad física de la dependencia.
Administrar el almacén de bienes de la dependencia.
Administrar las pólizas de seguros patrimoniales de bienes muebles.
Administrar los servicios generales y el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la dependencia, a e excepción del software y los equipos informáticos y de comunicaciones.
Disponer de la suficiente información calificada y objetiva que permita un flujo constante de aprovisionamiento de bienes y dotaciones de servicios que aseguren la con del área usuaria.
Prestar asesoría financiera, presupuestal y contable a las instituciones educativas en el manejo de los FOSE.
Registrar la contabilidad de los Fondos de Servicio Educativo en la contabilidad de la Secretaria de Educación en coordinación y bajo los lineamientos de la Secretaría de Hacienda.
Recibir, planear, gestionar y mantener un sistema de información institucional integral y eficiente que satisfaga las necesidades y requerimientos de información de la comunidad en general, el MEN, el DANE, el ente territorial y la misma Secretaria.
Generar, ajustar, ejecutar y efectuar seguimiento al plan estratégico de tecnología informática verificando permanentemente su alineación con la estrategia de la secretaría de educación y las necesidades de las áreas y establecimientos educativos.
Planear, desarrollar y controlar las actividades de soporte, mantenimiento correctivo y preventivo para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica informática que soporta los procesos de la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos.
Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la secretaría de educación y establecimientos educativos.
Garantizar la protección, seguridad e integridad de la información, así como la sostenibilidad de la plataforma tecnológica informática que soporta los procesos de la Secretaría de Educación y sus establecimientos educativos.